第二条 本办法适用全省新建、改建水运工程。水运养护工程可参照执行。
第三条 竣工文件是指水运工程在“预可”、立项、“工可”、勘察设计、招投标、施工、交竣工验收及后评价等全过程中所形成的反映项目真实面貌、具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的历史记录。
第四条 各级交通、档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内水运工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督指导。
第五条 竣工文件是竣工验收的基础资料，必须始终重视资料的积累与管理，保证资料的真实、准确。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。
第二章 分 工
第六条 项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位，根据各自的职责以项目或施工合同段为单位分别编制项目竣工文件和整理项目文件。具体分工见附件1。设计、施工和监理单位在项目完成时应按本办法的要求向建设单位提交有关竣工文件。建设单位负责进行或组织全部项目档案的清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
第七条 建设单位在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确约定有关方面提交竣工文件的套数、费用、时间、质量要求，以及对竣工文件的整理、归档责任。
第八条 各单位的编制工作应专人负责，编制人员保持相对稳定。竣工文件有关资料应随工程建设进度同步积累与整理，工程竣工时竣工文件也应编制完毕。
第九条 监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确情况。
第十条 省重点工程项目，建设单位必须在一个月前向市交通主管部门和档案行政管理部门提出项目档案专项验收申请，由市交通、档案行政管理部门分别上报上级主管部门，再由省交通主管部门与档案行政管理部门联合组织专项验收，提出竣工档案专项验收意见。水运工程交、竣工验收时，交通主管部门档案机构和档案行政管理部门应派人参加。
第十一条 建设单位在项目通过竣工验收后三个月内按附件2的归档要求向有关单位办理移交手续，并在项目档案交接签证单(接收签证单见附件3)上签字，交接双方各执一份作为接收凭证永久保存。属于省级或确定为县级以上重点水运工程项目，需向省交通厅港航管理局移交第一、三、六、七部分文件材料。移交工程项目档案同时附科技档案目录(见附件4)一式二份和文件级、案卷级数据库软盘或光盘一份。
第三章 内 容
第十二条 竣工文件分七部分编制，第一部分项目申报文件，第二部分设计文件，第三部分工程管理文件，第四部分施工文件，第五部分监理文件和第六部分竣(交)工验收文件，第七部分科研材料，竣工文件根据归档范围分别装订成卷。正本由建设(业主、项目法人)单位保存。
竣工文件具体内容要求见附件5。
竣工文件第四、五部分必须在交工验收(质量鉴定)前整理好，并先行组卷。
第四章 格 式
第十三条 案卷编目
案卷构成的顺序依次为卷盒、内封面、卷内目录、文件材料、备考表(详见附件6-A、B、C、D)。文件材料幅面原则为A4纸(210mm×297mm)。打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题采用2号黑体，表格文字、数据原则采用5号标准宋体。
1.页号：
卷内文件一般文字在前、图样在后：译文在前，原文在后；正本在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；各件间不连续编页号。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。
2.案卷封面和脊背的编制
卷盒封面需填写档号(指档案分类号和案卷顺序号)、项目名称、案卷题名等项目。案卷内封面须填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号名称、卷内文件材料内容等；项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。
编制单位，应填写案卷形成部门。
编制日期，是指案卷形成日期。
保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
案卷脊背，应填写档号和关键词。(不能粘贴)
3.卷内目录
卷内目录由顺序号、文件编号、文件材料题名、责任者、日期、页次、备注等项组成。
序号——应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件材料一个号；
文件编号——应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；
责任者——应填写文件形成部门或主要责任者；
文件题名——应填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。
日期——应填写文件形成日期，年、月、日。
页号——应填写每份文件首尾页上标注的页号，最终件标注起止号。
备注——(需要时填写)。
卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
4.备考表
应标明卷内文件材料的件数、页数，不同载体形式文件的数量(示例：文字材料6件，100页，附图1张。)以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
立卷人应由责任立卷人签名。
立卷日期应填写完成立卷的日期。
检查人应由案卷质量审核者签名。
检查日期应填写审核日期。
卷内备考表排列在卷内文件之后。
互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明载体形式。
5.案卷装订
文件采用盒装。具有长期以上保存价值的主要工程竣工文件可采用光盘或缩微技术进行归档、保存。数据格式见附件7。
竣工文件采用整卷装订。图纸及其他不便于装订的文件材料可不装订，但同一项目应统一，并在每份图纸或文件材料右上角加盖档号章(见附件8)。档号章内容包括该份图纸所在案卷的档号和本案卷中所在页次。文件装订应采用三孔一线方法装订，每卷装订厚度一般为20mm，30mm，40mm为宜，特殊情况可用50mm，60mm。装订时靠装订边和下边取齐，下得使用浆糊、普通胶水和金属丝等其它方式。每卷文件装订线一边至少应空出15mm，其它各边空出10mm，文字部分上下应多空出一些。对签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张大小差别较大的文件材料应适当粘贴或折叠。单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。照片档案归档按GB/T11821-2002《照片档案管理规范》(修订)要求。案卷内不应有金属物。
第十四条 设计图
设计图应按初步设计图和施工设计图两大部分装订。设计变更资料必须经监理工程师审核确认。设计资料扉页要加盖设计单位公章并符合图纸出版的有关规定。
第十五条 竣工图编制要求各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。
按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖修正章(见附件9)，加盖并签署竣工图章。
涉及项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠，图框见附件10。
编制竣工图
